La carta de presentación

Introducción

Aunque en alguna otra entrada hemos hablado de la carta de presentación como una herramienta que utilizamos a lo largo de nuestro itinerario de inserción profesional, en esta ocasión, vamos a profundizar algo más en lo que es, lo que debe representar y en su utilidad dentro de un proceso de selección.

Pero ahora los reclutadores no estamos solos ante montañas de cartas de candidatos guardadas en su sobre franqueado. En el siglo XXI, recibimos las cartas por correo electrónico, en el propio cuerpo del mail o como documento adjunto. Y disponemos de esas ingeniosas maravillas tecnológicas como los Recruitment chatbots que van a hacer desde una primera lectura de esas cartas y de esos CV’s para ver si encuentran las palabras claves que necesitamos, e incluso después, van a realizar, literalmente, las primeras entrevistas. Las cartas seleccionadas también pueden ser leídas por los reclutadores, por supuesto, pero es fácil que en las grandes empresas, la primera selección no sea hecha por seres humanos.

Por esto, las cartas de selección han vuelto a tener un papel importante, y por esto, tenemos que prestarles la atención que merecen.

Empecemos por los conceptos básicos que definen a una carta de presentación:

Aunque vamos a hablar de distintos modelos de cartas de presentación, todas tienen un mismo objetivo, independientemente de las pequeñas variaciones que pueda haber en su estructura.

•Siempre deberemos mostrar nuestro grandísimo  interés por la posición a la que optamos.

•Siempre debemos hacer hincapié en las capacidades y cualidades específicas que hacen que seamos candidatos idóneos para ser seleccionados.

•Debemos evitar clichés, tópicos y frases genéricas.

•Intentaremos adaptar el lenguaje al sector al que pertenece la empresa o institución (usaremos más o menos palabras en inglés, seremos más o menos formales, etc.)

•Cuidaremos la gramática y nuestra ortografía será impecable.

•Seremos breves, jamás utilizaremos más de una página, además escribiremos párrafos cortos, para lograr un formato atractivo y que la lectura sea lo más “fácil” posible.

Podríamos establecer una gran tipología de cartas de presentación, pero todas tendrán una estructura muy parecida a la que hemos comentado.

Las cartas de presentación que vamos a utilizar fundamentalmente, son las siguientes:

Carta de presentación a una oferta específica:

La estructura de este tipo de cartas es la siguiente:

• Después del encabezado, comenzaremos a redactar el primer párrafo. En él indicaremos la oferta a la que respondemos (probablemente el anuncio tenga un código refiriéndose en concreto a este proceso de selección), la posición para la que se está reclutando y en qué medio hemos visto dicha oferta publicada.
• En el segundo párrafo comentaremos los puntos fuertes de nuestro CV para esta oferta específica, cualquier información de nuestro Curriculum que no sea relevante para esta posición no será tratada en este punto. También citaremos logros concretos y competencias relacionadas con el perfil que se está seleccionando. Por supuesto, mencionaremos las palabras clave que aparecían en la oferta, describiendo el puesto de trabajo, para pasar los filtros ATS (Sistemas Automáticos de Selección). Por ejemplo: si en la oferta piden un «Técnico de Inserción Laboral» y nosotros en nuestro CV hemos escrito que somos Orientadores laborales, tanto en el Curriculum como en la carta, nos describiremos como lo piden en el anuncio, es decir, como Técnicos.
• En el tercer párrafo comentaremos nuestros puntos fuertes relativos a nuestras soft skills o habilidades blandas, que son adecuadas para esta oferta y esta empresa en concreto. Aquí es cuando hablaremos de nuestra capacidad de trabajar en equipo, nuestro orden y responsabilidad, empatía, etc. pero siempre, hablando desde nuestra verdadera personalidad. Muchas veces, los reclutadores nos encontramos tanta gente «proactiva, orientada a la consecución de objetivos, con capacidad de adaptación a distintos entornos….» que acabamos no creyendo ninguno de estos clichés y siempre alguien en el departamento de RRHH termina diciendo: «Mira, otro que ha hecho el curso» (el típico curso breve de Técnicas de búsqueda de empleo) Es fundamental, que tanto en el CV como en la carta de presentación, hablemos desde la verdad.
• Finalmente, en el último párrafo nos despediremos ofreciéndonos para resolver cualquier duda o consulta que puedan tener sobre nuestro perfil profesional en una entrevista de trabajo

Carta de presentación que acompaña a una candidatura espontánea:

Muchas empresas tienen en su web una sección que se puede llamar: «Trabaja con nosotros«, o «Empleo«. Aunque dicha sección no se llame específicamente Trabaja con nosotros, estas palabras están entre las que han categorizado al hacer su página y siempre que hagamos una búsqueda con esas palabras, llegaremos a las ofertas de empleo de cualquier empresa. En estas secciones de las distintas páginas web, pueden pedirnos que subamos nuestro CV, o que rellenemos unos campos en los que lo desgranemos, en un formato que luego será común para todas las candidaturas que reciban. También te pueden pedir que escribas una carta de presentación.

En otras empresas, normalmente más pequeñas, no encontrarás esta sección en sus webs, por lo que cuando enviemos nuestro CV, escribiremos la carta de presentación en el cuerpo del mail. La carta la enviaremos al departamento de RRHH, si podemos localizar su dirección de mail, si no es así la mandaremos al correo que encontremos en la información de contacto de la empresa, para que desde allí lo hagan llegar a RRHH.

Siempre investigaremos a las empresas a las que nos postulamos, nunca escribiremos una carta sin saber a quién nos dirigimos, y siempre las personalizaremos. No podemos «convencer» a una empresa para que nos quiera entrevistar, si mandamos una carta prototípica, en la que queda claro que no sabemos nada de ellos.

La estructura de la carta será parecida a la que enviamos en el caso de postularnos para una oferta concreta, pero tendrá unas pequeñas diferencias:

Carta de motivación:

• El primer párrafo variará si la carta se escribe en respuesta a una oferta en concreto o si es una candidatura espontánea, pero básicamente nos atendremos a lo que ya se ha comentado para estos tipos de cartas.
• En el segundo párrafo, no sólo explicamos el porqué nos gustaría trabajar en esta organización, sino la manera en la que compartimos sus valores y objetivos. Les demostraremos cómo parte de nuestra formación o nuestra experiencia (incluso si ha sido como voluntarios) ha estado relacionada con las metas que defienden.
• Al igual que en otras ocasiones, este tercer párrafo estará dedicado a nuestras soft skills y todo lo que pueda demostrar que compartimos valores con la organización. Huyendo de clichés, comentaremos, por ejemplo, si estamos comprometidos con la sostenibilidad, si tenemos la capacidad de sensibilizar a otros, o nuestra habilidad para conectar con los demás, o de resolver conflictos, etc.
• Finalmente, el último párrafo, también consistirá en ponernos a su disposición para celebrar una entrevista en la que puedan conocernos y resolver cualquier duda sobre nosotros, nuestro historial profesional o en tareas de voluntariado.

Carta de presentación para trabajar en una empresa después de ser recomendados para ello:

Si volvemos al gráfico que nos hablaba de las formas de encontrar trabajo, veremos que la más habitual es por medio de conocidos, amigos y personas de nuestro entorno en general.

Cuando un empleado entrega el Curriculum de otra persona, asume una responsabilidad sobre el candidato si finalmente es seleccionado. Al mismo tiempo, la persona seleccionada, debe intentar no «dejar mal» a la persona que le ha dado la oportunidad. Visto desde este punto de vista, todos ganan, a la vez que se genera un ambiente de confianza, en principio, positivo, dentro de los equipos.

En cuanto a la estructura de este tipo de cartas, volvemos a la básica, con pequeños matices diferenciadores:

• En el primer párrafo debemos indicar el nombre de la persona que ha hecho la recomendación, también haremos referencia a la posición para la que nos recomienda.
• En el segundo y tercer párrafo, al igual que en los casos anteriores haremos referencia a nuestras hard y soft skills que nos convierten en unos buenos candidatos para ser seleccionados para trabajar en esa empresa.
• Finalmente, en el último párrafo, además de ponernos a su disposición para concertar una entrevista, agradeceremos la confianza que ha puesto en nosotros la persona que nos ha recomendado y nuestro compromiso para no defraudar esa confianza en ningún momento.

Carta de presentación creativa:

Así, la estructura de este tipo de cartas, podría ser la siguiente:

• El primer párrafo lo desarrollaremos cómo lo haríamos como cuando contestamos a una oferta en particular o como cuando nos estamos presentando en una candidatura espontánea.
• Pero antes de empezar ha hablar de nuestras hard skills, en el segundo párrafo, podremos contar alguna anécdota real de cómo siempre hemos estados interesados en ese sector, por ejemplo, cómo desde niños diseñábamos ropa para nuestras muñecas, o cómo no nos despegábamos de nuestra abuela para aprender todas sus recetas de cocina. Con este tipo de anécdotas aspiramos a diferenciarnos de los demás y hacemos hincapié en nuestra pasión por la profesión que desempeñamos o aspiramos a desempeñar.
• En el tercer párrafo hablaremos de nuestra experiencia en el sector y mencionaremos algunos trabajos que puedan haber tenido un reconocimiento previo o que puedan ser contrastables.
• En el cuarto párrafo hablaremos de las soft skills que nos hacen apropiados para esta posición (mucho más allá de la anécdota que hayamos contado en el segundo párrafo)
• En el último párrafo, como siempre, dejamos todas las puertas abiertas a concertar una entrevista cuando sea necesario por parte de la empresa.

Carta de agradecimiento:

Este tipo de carta no es una carta de presentación, obviamente, pero puede ayudarnos a avanzar en un proceso de selección o a volver a participar en otro ya cerrado. La escribiremos en dos tipos de ocasiones:

Estas cartas no tienen una estructura tan determinada como las otras. Normalmente se escribirán en el cuerpo del mail, destinadas a la persona de RRHH con la que hemos estado en contacto, y en ellas nos mostraremos lo más naturales posible, sin ceñirnos a estructuras predispuestas.

Quizás alguien pueda pensar que sólo el primer tipo de las cartas que hemos incluido en este epígrafe tiene sentido, pero la segunda también es importante, y funciona. Conozco personalmente dos casos en los que se contrató a dos candidatos, que en un primer proceso de selección, habían sido descartados.

Los candidatos que llegan a la última fase de un proceso de selección son igualmente válidos que la persona contratada. La última fase de un proceso de selección es casi más emocional que racional, ya que los primeros filtros ya se han ocupado de elegir a los más adecuados para el trabajo. Por esto, cabe la posibilidad de, que en caso de necesitar un perfil similar, puedan tenernos en cuenta.

Podemos alargar la tipologías de las cartas hasta infinito, pero creo que con estos modelos podemos hacernos una idea clara de lo que pretendemos hacer cuando enviamos una carta de presentación.

En cuanto a los candidatos que tengan reconocida una discapacidad superior al 33%, siempre deben hacer constar este dato. Las empresas con una plantilla superior a los 50 empleados tienen que tener contratados, al menos, un 2% de trabajadores con discapacidad. Así que intentemos utilizar esto a nuestro favor, aunque sea para compensar las otras dificultades a las que se pueden enfrentar en su día a día. Esta información, puede incluirse dentro del segundo párrafo, ya que también es un dato contrastable que debe aparecer en nuestro Curriculum Vitae.

También quiero comentar, que aunque a lo largo de esta entrada he estado hablando de candidatos y reclutadores, en masculino, esto ha sido simplemente por comodidad a la hora de expresarme. En la medida en que he podido, gracias a las imágenes generadas por inteligencia artificial, he intentado mostrar la diversidad de todo tipo de candidat@s, reclutador@s, etc.

Gracias por vuestra paciencia a los que habéis llegado al final de esta entrada y recordad que cualquier comentario o sugerencia será bien recibido, porque estoy convencida que servirá para aprender más y poder modificar los errores que hayáis podidos detectar.