Disección de un proceso de selección de personal

La idea de este artículo es seguir de forma cronológica un proceso de selección, desde ambos puntos de vista, ya que a los candidatos nos puede parecer que el tiempo se dilata demasiado, mientras que los reclutadores siguen trabajando en ese mismo proceso sin que nos llegue ninguna información.

Tener una visión lo más completa posible de cualquier proceso, siempre nos ayudará a comprenderlo y quizás aumentar también nuestras posibilidades de finalizarlo de una forma exitosa.

Si queremos representar este proceso a una forma esquemática, podríamos hacerlo así:

Los círculos representan las actividades que se están realizando en las empresas, mientras que los bloques representan las fases por las que pasan los candidatos. Hay fases, como la realización de las pruebas técnicas o los casos prácticos y la entrevista, que pueden cambiar el orden.

Como podemos ver, hay fases que son simultáneas en el tiempo para el candidato y para la empresa, pero esto no siempre sucede así.

EMPRESA

IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DE CONTRATAR A UN NUEVO TRABAJADOR

¿Cuándo se detecta esta necesidad? La respuesta se suele encontrar cuando se produce una, o varias de estas circunstancias:

• Necesidad de incorporar habilidades especializadas o nuevas competencias de las que no se dispone en el equipo: Manejo de nuevas tecnologías, idiomas, etc. También puede suceder que la empresa adopte un nuevo enfoque estratégico que requiera contratar a personal experto en áreas que antes no existían o no eran relevantes. En este punto también tenemos que incluir la necesidad de innovar y seguir siendo competitivos, es decir, cuando una empresa quiere contratar “talento” que impulse la innovación, mejore los procesos o explore nuevas oportunidades de mercado.
• Vacantes por rotación dentro y fuera de la empresa:
  • Empleados que son promovidos internamente o que han cambiado de posición en la empresa.
  • Empleados que dejan la compañía, jubilaciones, bajas prolongadas por enfermedad….
• Expansión de la empresa:
  • O bien, cuando se abren nuevas líneas de negocio, departamentos, nuevas oficinas o sucursales
  • O bien, cuando se produce un incremento en la demanda de productos o servicios que hace necesaria la contratación de más personal.
• Cumplimiento de nuevas normativas y nuevos estándares: la nueva legislación o la necesidad del cumplimiento de normas como las ISO’s u otras pueden hacer que sea necesaria la contratación de nuevos empleados: Por ejemplo, los responsables de cumplir el plan de igualdad, de centralizar el tema de certificaciones y normas ISO, prevención de riesgos laborales, etc.
• Aumento en la carga de trabajo: cuando queda claro que la empresa ha experimentado un crecimiento o expansión en sus operaciones, que ha generado más tareas que las que el equipo puede realizar. Esto puede quedar evidenciado porque se detecten retrasos frecuentes en los proyectos o incumplimiento de los plazos. También debería quedar evidenciado cuando el equipo muestra signos de estrés o insatisfacción por la carga laboral (aunque esto es más difícil de “detectar”….)

En resumen, las nuevas incorporaciones se producen por alguno de estos motivos:

REDACCIÓN DEL PERFIL DE LA NUEVA INCORPORACIÓN

Una vez que ha quedado claro que se necesita una nueva incorporación en la empresa (y se han hecho varios cálculos con el Excel para analizar la viabilidad de dicha incorporación). Tenemos que elaborar el perfil que debe cumplir el futuro candidato.

PUBLICACIÓN DE LA VACANTE Y BÚSQUEDA DE CANDIDATOS

Una vez que ya tenemos definido el perfil de la persona que queremos incorporar, tenemos el rango salarial que se le puede ofrecer, y la aprobación de todos los implicados, tenemos que empezar la búsqueda de candidatos:

CANDIDAT@

Antes de enviar nuestro CV o de redactar una carta de presentación, tenemos que recopilar todos los datos posibles sobre la empresa y sobre la posición que específicamente se está reclutando. Para buscar datos sobre una empresa, daremos los siguientes pasos empezando por los más sencillos:

• Visitar la página web de la empresa, no sólo las grandes multinacionales tienen web, cada vez más pequeños comercios tienen su propia página.
• Utilizando los motores de búsqueda, como Google, Amazon, Yahoo!, Bing, etc., pondremos el nombre de la compañía y lo seguiremos de palabras como “últimas noticias”, opiniones o reseñas. También buscaremos en foros y en redes, especialmente en LinkedIn.
• En Google Reviews, también buscaremos las opiniones de empleados, antiguos o actuales, clientes o socios.
• Buscaremos en los registros del Estado, de las Comunidades Autónomas o los Ayuntamientos.
• Buscaremos en Cámaras de comercio, o bases de datos empresariales.
• En los propios portales de empleo, donde candidatos y empleados dejan opiniones.
• Benchmarking, ¿qué competencia tiene la empresa, como está el sector?

A modo de ejemplo, y siguiendo estos pasos, vamos a buscar información sobre el Grupo Tragsa, que suele tener ofertas de empleo para la zona suroeste de Madrid:

Una vez que tenemos todos los datos posibles sobre la empresa y la posición, pasamos a aplicarlo a nuestro CV y a la carta de presentación que vamos a enviar junto con el Curriculum:

El Curriculum Vitae

La Carta de presentación

•Adaptáremos el CV a la terminología que aparece en el anuncio: Si piden personal de sala y en nuestro CV pone camarero, lo cambiaremos. Si piden Técnicos de inserción laboral y en nuestro CV aparecemos como orientadores laborales, lo cambiaremos también. •En la descripción de tareas  y funciones, haremos hincapié en las que se ajustan más a la posición en cuestión, por ejemplo, si para un orientador no piden que entre sus funciones esté la prospección de empresas, aunque lo mencionaremos, lo haremos sólo citándolo, para centrarnos en el desempeño de las funciones que solicitan. •Quitaremos cursos y trabajos que no tengan nada que ver con la posición, a no ser que dejen demasiados espacios vacíos en el CV.

•La Carta de presentación tendrá ligeras variaciones en función de si hemos visto la oferta en la página web de la empresa, en un portal de empleo, o hemos conocido la oferta por algún conocido. Haremos siempre referencia a cómo hemos sabido de la existencia de la posición a reclutar en el primer párrafo. •Cuando en el segundo párrafo hablamos de hard skills lo haremos específicamente sobre las que demuestran que tenemos experiencia y conocimientos sobre el puesto de trabajo a seleccionar. •Cuando en el tercer párrafo hablemos de las soft skills, también haremos hincapié en aquellas que nos definen, y que pueden ser de gran utilidad a la hora de desempeñar un trabajo como al que pretendemos optar.

EMPRESA

Una vez que hemos enviado nuestro CV como candidatos, la pelota vuelve a estar en manos de la empresa.

Lo que le va a pasar a nuestro historial profesional, va a depender mucho de cómo haya recibido la empresa el CV:

Las empresas, tanto las de reclutamiento como las que hacen los procesos de selección directamente con su departamento de Recursos Humanos, reciben una gran cantidad de CV. A continuación vamos a ver cómo van avanzando unos CV en el proceso de selección mientras otros no lo hacen:

EVALUACIÓN TÉCNICA O PRUEBAS ESPECÍFICAS

EMPRESA Y CANDIDATOS

No todos los procesos de selección conllevan la realización de evaluaciones técnicas sobre los conocimiento de los candidatos, casos prácticos o pruebas específicas, pero eso no significa que no puedan producirse.

El tipo de pruebas al que pueden ser sometidos los candidatos a un proceso de selección son casi tan variados como procesos de selección haya. A continuación, vamos a  mencionar algunas de las más comunes, acompañadas de un ejemplo:

• Conocimientos específicos relacionados directamente con la posición a seleccionar:
  • Informática: Hacer una pequeña programación, depurar un código.
• Competencias Digitales:
  • Uso del paquete Office.
• Idiomas:
  • Si son necesarios para el desempeño de la posición, será necesario hacer las pruebas correspondientes:
  • En España en un elevado porcentaje de los candidatos tiende a exagerar con su nivel de idiomas. Así, si el candidato dice que tiene un inglés medio/ alto, normalmente quiere decir que puede hacer algo de turismo con la ayuda de Google Translator. Si dice que tiene un inglés medio, probablemente no conteste si le intentamos hacer una entrevista en el idioma correspondiente.
  • Si el idioma es necesario, probablemente parte de la entrevista se hará en dicho idioma sin avisar previamente al candidato.
• Resolución de casos prácticos: Se trata de simular una situación real del trabajo para evaluar habilidades técnicas o analíticas:
  • Lanzar una RFQ, diseñar las partes básicas de un contrato,  diseñar una campaña de marketing, plantear soluciones ante problemas técnicos, etc.
• Pruebas psicotécnicas:
  • Para tratar de evaluar las soft skills, pero también para medir habilidades cognitivas, el razonamiento verbal, espacial, lógico matemático, etc.
• Dinámicas de Grupo y Role Playing:
  • Sobre todo, para posiciones comerciales, o  en las que el trabajo en equipo es fundamental, o cuando tenemos que tratar con clientes insatisfechos.

CANDIDAT@

Si como candidato sabemos que nos van a hacer pruebas o casos prácticos, también debemos recoger toda la información posible del tipo de pruebas que nos puedan hacer:

ENTREVISTA INICIAL

EMPRESA Y CANDIDATOS

Y por fin llegamos al momento en el que vamos a tener la primera entrevista, que ni siquiera tiene por que ser con un ser humano…. Cada vez las grandes empresas utilizan los Recruitment chatbots para hacer entrevistas online, con los candidatos. Esto todavía no está muy extendido, pero tenemos que estar preparados para esta posibilidad.

El Candidato/La candidata

El reclutador/La reclutadora

•El candidato, que ya habrá recopilado información de la empresa cuando envió el CV puede ampliar esta información a través de la búsqueda de trabajadores de la compañía en redes profesionales o por medio de sus contactos. •Preparará preguntas para hacer a la empresa en el caso de que se las soliciten. •Será puntual. •Cuidará su lenguaje corporal y estará pendiente de las reacciones del reclutador (por ejemplo, si le estamos aburriendo con respuestas demasiado largas o dispersas). •Para ver este epígrafe más detallado, me remito a la entrada dedicada a la entrevista de trabajo.

•El reclutador deberá dar información más detallada sobre las condiciones de la posición ofrecida. •En función de si se han realizado casos prácticos antes o después de hacer la entrevista, el reclutador comentará los resultados o discriminará si merece la pena que el candidato haga dichas pruebas o no, si no se han realizado todavía. •El reclutador comprobará la veracidad de lo afirmado por el candidato mediante preguntas abiertas, cerradas o centradas en competencias. •Si es preciso conocer idiomas, el reclutador realizará parte de la entrevista en esos lenguajes. •El reclutador ofrecerá al candidato que haga las preguntas que estime necesarias.

ENTREVISTA FINAL

EMPRESA Y CANDIDATOS

Es el momento decisivo, probablemente será con nuestro futuro jefe, o el director/a del departamento en el que vamos a trabajar. Ya está claro que somos un buen candidat@.

El Candidato/La candidata

El reclutador/La reclutadora

•Este es el momento más decisivo dentro del proceso de selección para el candidato. •Es ahora cuando nuestras posibilidades de ser seleccionados han aumentado hasta un 33% •Tendremos que estar muy pendientes del lenguaje no verbal del entrevistador, ya hemos demostrado que merecemos estar en esta parte del proceso y ahora, por decirlo de una forma llana “tenemos que caer bien al entrevistador” y demostrarle que seremos una buena adquisición para su equipo. •Es en este momento cuando tendremos que preguntar cualquier duda que tengamos sobre el trabajo a desempeñar, y de forma sutil y adecuada, sobre las condiciones laborales: (salario, horario, tareas, todo, menos las vacaciones, todavía hay un 66% de posibilidades de no ser seleccionados)

•A esta fase, será muy extraño que pasen más de tres candidatos. •Y el entrevistador será probablemente quien vaya a ser el responsable directo del equipo en el que se vaya a integrar. •En esta entrevista ocupará un lugar muy importante la “química” entre el entrevistador y el entrevistado, ya que los conocimientos, habilidades, competencias y capacidades ya han sido evaluados con éxito en las fases anteriores. •Es en este momento cuando el entrevistador deberá decirle al candidato lo que espera de él/ella. •Y si este hecho no se ha producido antes, es cuando debe hacerle una oferta detallada que se hará llegar por escrito al candidato seleccionado.

EMPRESA

VERIFICACIÓN DE REFERENCIAS Y ANTECEDENTES

Fases del proceso de verificación

Herramientas y fuentes usadas para realizar la verificación

•Autorización expresa del candidato, y solicitud al mismo de las referencias, asegurando la confidencialidad de todo el proceso. •Verificación de Referencias laborales. •Validación Académica y Certificaciones. •Solicitud de Vida Laboral. •Verificación de Antecedentes penales si fuese necesario (trabajo con menores, con mercancías de valor, etc.)

•Puesta en contacto con empleadores anteriores proporcionados por el candidato y por los propios empleadores anteriores. El contacto se podrá realizar por mail o telefónicamente. •Solicitud al propio candidato del certificado de penales (si fuera necesario), la vida laboral y las titulaciones y certificaciones oficiales. •Búsqueda en redes sociales (No sólo LinkedIn, si tenemos nuestras redes abiertas, podemos encontrar muchas cosas que el candidato, puede no querer que veamos, como comportamientos inadecuados, especialmente si los encontramos fuera de contexto. •Para hacer la verificación, también se pueden utilizar servicios profesionales o bases de datos autorizadas.

TOMA DE LA DECISIÓN

¿Qué se tendrá en cuenta a la hora de tomar esta decisión?

Y antes de la incorporación definitiva tras la firma del contrato, todavía tenemos que tener en cuenta si el candidat@ tiene capacidad de negociación, sobre la oferta laboral que recibe:

Y por fin llegamos al final del proceso y logramos alcanzar el «Match» tan deseado

Y aquí terminamos la entrada sobre las distintas fases de un proceso de selección. Espero que os haya resultado interesante y si tenéis cualquier comentario o sugerencia, será muy bien recibido 🙂